KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả cho cá nhân, bộ phận
Việc đo lường hiệu suất công việc (Performance Management) vẫn còn kém hiệu quả trong nhiều tổ chức trên toàn thế giới. Nhiều công ty áp dụng các thước đo mục tiêu (KPI) mà không liên quan đến các yếu tố thành công cốt lõi của tổ chức.
Tuy nhiên, khi được triển khai hiệu quả, KPI có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho doanh nghiệp. Như Peter Drucker - “cha đẻ” của quản trị kinh doanh hiện đại - đã nói:
Cái gì không đo lường được thì không quản trị được; Cái gì không đo lường được thì cũng không cải tiến được”.
I. KPI là gì?
- KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu cụ thể.
- KPI có thể đo lường nhiều yếu tố như lợi nhuận, doanh thu, chi phí trung bình... Việc phân tích KPI thường xuyên giúp điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp để đạt hiệu suất tốt hơn.
II. Tầm quan trọng của KPI trong doanh nghiệp
Một câu chuyện điển hình từ British Airways khi giám đốc điều hành đã tập trung vào KPI “các chuyến bay trễ”, điều này giúp cải thiện toàn bộ hoạt động của hãng.
KPI đóng vai trò quan trọng trong việc:
- Đo lường mục tiêu.
- Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm.
- Tạo động lực làm việc.
- Đảm bảo hoàn thành mục tiêu và tầm nhìn của tổ chức.
III. 7 Đặc điểm của KPI
Theo David Parmenter, KPI cần có 7 đặc điểm:
- Phi tài chính: KPI chủ yếu là các thước đo phi tài chính.
- Đúng lúc: Cần giám sát KPI thường xuyên, hàng ngày hoặc hàng tuần.
- Sự chú ý của CEO: KPI thường được CEO và quản lý cấp cao chú ý.
- Đơn giản: KPI nên dễ hiểu và dễ truyền đạt.
- Liên kết với nhóm: KPI phải gắn liền với một nhóm hoặc bộ phận cụ thể.
- Có tác động quan trọng: KPI ảnh hưởng đến ít nhất một yếu tố thành công cốt lõi.
- Mặt tối được giới hạn: KPI phải được kiểm tra để tránh những hành vi lệch lạc.
IV. Những lầm tưởng về KPI
- Mọi thước đo KPI đều giúp cải thiện hiệu suất: Không phải tất cả các KPI đều mang lại hiệu quả tích cực, cần dự đoán các hành vi có thể xảy ra khi triển khai KPI.
- Mọi thước đo đều có thể thành công ở mọi thời điểm: KPI cần phải phù hợp với bối cảnh cụ thể.
- Mọi thước đo mục tiêu đều là KPI: Không phải thước đo nào cũng là KPI, chỉ những chỉ số quan trọng liên quan đến mục tiêu chiến lược mới được coi là KPI.
- KPI ràng buộc với lương thưởng sẽ cải thiện hiệu suất: Điều này có thể gây ra các thước đo chính trị, thay vì cải thiện hiệu suất thực tế.
- Có thể đặt ra KPI cuối năm: KPI cần được thiết lập và đánh giá thường xuyên hơn.
- Đo lường hiệu suất khá đơn giản: Đo lường KPI đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc và không thể chỉ dựa trên kinh nghiệm sơ sài.
V. Sự khác nhau giữa KPI và OKR
| Tiêu chí | KPI | OKR |
|---|---|---|
| Mục đích | Đo lường hiệu suất | Đặt mục tiêu và kết quả chính |
| Tập trung | Quản lý hiệu suất hiện tại | Đạt được mục tiêu lớn hơn |
| Cấu trúc | Chỉ số định lượng, dễ đo lường | Mục tiêu định hướng và kết quả định lượng |
| Thời gian | Thường xuyên theo dõi và cập nhật | Đặt cho chu kỳ cố định (quý hoặc năm) |
| Ứng dụng | Phổ biến trong mọi bộ phận | Thường dùng ở mức độ chiến lược |
| Mối quan hệ | Có thể là một phần của OKR | Bao gồm KPI như kết quả đo lường tiến độ |
| Tính linh hoạt | Cố định, ít thay đổi | Linh hoạt, dễ điều chỉnh |
VI. Phương pháp xây dựng KPI hiệu quả
Áp dụng tiêu chí SMART:
- Cụ thể: KPI phải rõ ràng, cụ thể.
- Đo lường được: KPI phải có khả năng đo lường rõ ràng.
- Có thể đạt được: KPI phải thực tế và có thể đạt được.
- Liên quan: KPI phải liên quan đến mục tiêu chiến lược của tổ chức.
- Có thời hạn: KPI cần có khung thời gian cụ thể để hoàn thành.
VII. Quy trình xây dựng KPI
- Xác định người xây dựng KPI: Trưởng bộ phận hoặc người hiểu rõ nhiệm vụ.
- Xác định Keys Result Area: Xác định chức năng/nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm: Chỉ rõ các nhiệm vụ cụ thể.
- Xác định chỉ số đo lường hiệu suất: Xây dựng KPI cho từng bộ phận và vị trí chức danh.
- Xác định mức độ điểm số: Chia mức điểm số để đánh giá kết quả.
- Đo lường, tổng kết và điều chỉnh: Đánh giá kết quả và điều chỉnh nếu cần thiết.
VIII. Các câu hỏi thường gặp về KPI
- Chạy KPI là gì?: Là quá trình đạt hoặc vượt qua các KPI đã đặt ra.
- KPI được đo lường như thế nào?: Tùy thuộc vào doanh nghiệp và lĩnh vực.
- Ai xác định KPI?: Thường là nhà lãnh đạo, quản lý cấp cao.
- KPI có nên review thường xuyên không?: Nên, vì mục tiêu có thể thay đổi theo thời gian.
- Làm thế nào để thúc đẩy sự đồng thuận và cam kết của nhân viên?: Thiết lập mục tiêu rõ ràng, gắn KPI với mục tiêu cá nhân, và cung cấp phản hồi thường xuyên.
- Các công cụ và phần mềm để quản lý KPI?: Có thể sử dụng phần mềm như BSC Designer, Oracle EPM, Power BI, Trello, Salesforce, BambooHR...
IX. Sự khác nhau giữa KPI và Metrics
| Yếu tố phân biệt | KPI | Metrics |
|---|---|---|
| Ý nghĩa | Đo lường mục tiêu chiến lược | Đo lường hoạt động cụ thể |
| Mức độ chiến lược | Cao | Thấp |
| Tính chất | Phản ánh mục tiêu cốt lõi | Đo lường công việc cụ thể |
| Phạm vi đo lường | Quan trọng cho toàn doanh nghiệp | Hạn chế trong phạm vi đo lường cụ thể |
| Ví dụ | Tỉ lệ tăng trưởng doanh thu | Số lượng sản phẩm sản xuất trong một giờ |
Trong môi trường cạnh tranh ngày nay, việc hiểu và áp dụng KPI hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp phát triển và đạt được thành công.
Biên tập từ nguồn https://www.pace.edu.vn/tin-kho-tri-thuc/kpi-la-gi#cac-loai-kpi-cho-tung-linh-vuc
