Phương pháp quản lý quy trình làm việc Kanban
I. Kanban Là Gì?
Kanban là một phương pháp quản lý công việc có nguồn gốc từ Nhật Bản, tập trung vào việc tối ưu hóa quá trình làm việc thông qua việc quản lý luồng công việc và giảm thời gian chờ đợi.
Dưới đây là 6 nguyên tắc cốt lõi của Kanban và lợi ích hàng đầu của nó
II. 6 Nguyên Tắc Cốt Lõi Của Kanban
1. 📊 Hiểu Rõ Công Việc (Visualize): Sử dụng bảng Kanban để hiển thị công việc và trạng thái của chúng một cách rõ ràng, giúp mọi người hiểu và theo dõi tiến trình công việc.
2. ⚙️ Hạn Chế Công Việc Đang Tiến Hành (Limit Work in Progress - WIP): Đảm bảo rằng số lượng công việc đang được thực hiện đồng thời là hợp lý để tránh quá tải và tập trung hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
3. 🏁 Hoàn Thành Công Việc Trước Khi Bắt Đầu Công Việc Mới (Finish What You Start): Tăng cường tập trung vào hoàn thành công việc hiện tại trước khi bắt đầu công việc mới để ngăn chặn công việc đóng đứng và tăng cường hiệu suất.
4. 🌊 Quản Lý Dòng Công Việc (Manage Flow): Giữ cho luồng công việc diễn ra mạch lạc và hiệu quả, giảm thời gian chờ đợi và tối ưu hóa quá trình làm việc.
5. 📜 Hiểu Rõ Thời Gian Hoàn Thành (Make Process Policies Explicit): Xác định rõ các quy tắc và chính sách quy định quá trình làm việc để mọi người có thể hiểu và tuân thủ chúng.
6. 🔄 Liên Tục Cải Tiến (Continuous Improvement): Thúc đẩy tinh thần liên tục cải tiến bằng cách đề xuất và thực hiện cải tiến để tối ưu hóa quá trình làm việc.
III. Bảng Kanban
Bảng Kanban trong phương pháp quản lý công việc của Kanban được thiết kế để tối ưu hóa quá trình làm việc và quản lý luồng công việc một cách hiệu quả. Bảng Kanban thường được biểu diễn dưới dạng một bảng có các thẻ, mỗi thẻ biểu diễn một công việc cần thực hiện.
Bảng Kanban thường chia thành các cột đại diện cho các trạng thái khác nhau của công việc, ví dụ như "Đang chờ xử lý," "Đang tiến hành," và "Đã hoàn thành." Công việc di chuyển từ cột này sang cột khác theo tiến trình làm việc, và mỗi thẻ trên bảng thường chứa thông tin như tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc dự kiến, và người chịu trách nhiệm.
Mục tiêu của Bảng Kanban là giúp nhóm làm việc hiểu rõ trạng thái của công việc, theo dõi tiến trình một cách minh bạch, và tối ưu hóa tài nguyên bằng cách hạn chế số lượng công việc đang tiến hành đồng thời. Bằng cách này, Bảng Kanban giúp ngăn chặn quá tải, giảm thời gian chờ đợi, và tăng cường khả năng thích ứng của nhóm làm việc.
IV. 6 Lợi Ích Hàng Đầu Của Kanban
1. 🚀 Tăng Hiệu Quả Làm Việc (Increased Efficiency): Quản lý công việc một cách linh hoạt, giảm thời gian chờ đợi và tối ưu hóa nguồn lực để nâng cao hiệu quả làm việc.
2. 🤸♂️ Tăng Tự Chủ (Increased Autonomy): Nhân viên có thể tự quản lý công việc của mình, tăng sự tự chủ và trách nhiệm cá nhân.
3. 🔍 Minh Bạch và Hiểu Rõ Công Việc (Transparency and Visibility): Bảng Kanban tạo ra minh bạch trong quá trình làm việc, giúp mọi người hiểu rõ công việc và tiến độ.
4. ⚖️ Giảm Quá Tải (Reduced Overload): Hạn chế số lượng công việc đang tiến hành đồng thời, giảm áp lực và đảm bảo chất lượng công việc.
5. 📢 Phản Hồi Nhanh (Quick Feedback): Dễ dàng theo dõi tiến trình công việc, giúp nhận phản hồi nhanh chóng và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.
6. 🔄📈 Tăng Cường Liên Tục Cải Tiến (Continuous Improvement): Kanban khuyến khích tinh thần liên tục cải tiến bằng cách giúp nhóm làm việc thích ứng và phát triển theo thời gian.
V. Khác biệt giữa Kanban và Scrum
Kanban và Scrum là hai phương pháp quản lý công việc phổ biến trong phát triển phần mềm và quản lý dự án. Dưới đây là một số khác biệt chính giữa Kanban và Scrum:
1. Tính Linh Hoạt:
- Kanban: Phương pháp này linh hoạt và thích hợp cho môi trường nơi công việc không được chia thành các "sprint" cố định. Công việc di chuyển qua bảng Kanban theo luồng liên tục.
- Scrum: Scrum thường thực hiện theo chu kỳ sprints có độ dài cố định (thường là 2 đến 4 tuần), nơi tất cả các công việc được xác định và cam kết trong suốt sprint.
2. Quản Lý Thời Gian:
- Kanban: Không có khái niệm về thời gian cố định cho việc hoàn thành công việc. Công việc được thực hiện theo nhu cầu và ưu tiên.
- Scrum: Đặt ra thời gian cố định cho mỗi sprint, với sự cam kết để hoàn thành một phạm vi công việc cụ thể trong thời gian đó.
3. Ưu Tiên Công Việc:
- Kanban: Công việc được ưu tiên theo thứ tự quan trọng và ưu tiên hàng ngày.
- Scrum: Sprint Planning Meeting được tổ chức để xác định và ưu tiên công việc cho sprint tiếp theo.
4. Cam Kết Công Việc:
- Kanban: Không có yêu cầu cam kết công việc trong mỗi chu kỳ cố định.
- Scrum: Nhóm cần cam kết để hoàn thành một phạm vi công việc cụ thể trong suốt sprint.
5. Thay Đổi Phạm Vi Công Việc:
- Kanban: Có khả năng thay đổi phạm vi công việc mọi lúc theo nhu cầu.
- Scrum: Phạm vi công việc chỉ có thể thay đổi sau mỗi sprint.
6. Hệ Thống Đánh Giá Hiệu Suất:
- Kanban: Thường sử dụng các chỉ số như Lead Time và Cycle Time để đánh giá hiệu suất.
- Scrum: Sử dụng Velocity để đánh giá khả năng hoàn thành công việc trong mỗi sprint.
7. Cơ Hội Đánh Giá Liên Tục:
- Kanban: Liên tục và linh hoạt trong việc thực hiện cải tiến mỗi ngày.
- Scrum: Có các sự kiện như Sprint Retrospective để đánh giá và cải tiến ở cuối mỗi sprint.
Mỗi phương pháp đều có ưu điểm và hạn chế của mình, và sự lựa chọn giữa Kanban và Scrum thường phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của dự án và tổ chức.
VI. Hướng dẫn triển khai Kanban
Bước 1: Hiểu Rõ Kanban và Ưu Điểm
- Nắm vững nguyên tắc cốt lõi của Kanban.
- Hiểu rõ lợi ích như tăng hiệu quả, minh bạch công việc, và quản lý dòng công việc.
Bước 2: Xác Định Nhu Cầu và Phạm Vi Triển Khai
- Xác định rõ mục tiêu sử dụng Kanban.
- Xác định phạm vi triển khai (một dự án cụ thể, một nhóm làm việc).
Bước 3: Tạo Bảng Kanban
- Chuẩn bị bảng Kanban với cột trạng thái công việc.
- Sắp xếp các thẻ công việc theo từng cột.
Bước 4: Xác Định Quy Tắc và Chính Sách
- Xác định quy tắc và chính sách quản lý công việc.
- Đặt ra hạn chế công việc đang tiến hành (WIP Limit).
Bước 5: Huấn Luyện và Hỗ Trợ Nhóm
- Đào tạo nhóm về cách sử dụng Kanban.
- Hỗ trợ nhóm hiểu và thích ứng với thay đổi.
Bước 6: Bắt Đầu Với Một Dự Án Nhỏ
- Triển khai Kanban trên một dự án nhỏ để kiểm tra và đánh giá hiệu suất.
Bước 7: Thu Thập Phản Hồi và Điều Chỉnh
- Thu thập phản hồi từ nhóm và đối tác.
- Điều chỉnh quy trình và bảng Kanban theo phản hồi.
Bước 8: Mở Rộng Áp Dụng Kanban
- Mở rộng sử dụng Kanban cho các dự án và nhóm làm việc khác.
- Chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi từ mọi triển khai.
Bước 9: Theo Dõi và Đánh Giá Hiệu Suất
- Sử dụng các chỉ số như Lead Time và Cycle Time để đánh giá hiệu suất.
- Liên tục theo dõi và cải tiến quá trình làm việc.
Bước 10: Khuyến Khích Tinh Thần Liên Tục Cải Tiến
- Tạo không khí để nhóm đề xuất cải tiến.
- Khuyến khích tinh thần liên tục cải tiến và tự quản lý.
Triển khai Kanban đòi hỏi sự cam kết và sự hỗ trợ liên tục từ tất cả các thành viên trong tổ chức. Bằng cách này, bạn có thể tận dụng tối đa lợi ích mà Kanban mang lại cho quá trình quản lý công việc và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
